Quelles sont les utilisations possibles de la GED en entreprise ?

La Gestion électronique des documents (GED) est une solution intuitive conçue pour améliorer la productivité dans les environnements bureautiques des collectivités et des entreprises.

Il s’agit d’un outil d’organisation documentaire qui permet la gestion complète des dossiers numériques d’un ou plusieurs services. Une solution logicielle capable de gérer tous les documents dans une seule et unique «armoire numérique».

Une GED constitue un environnement parfait pour gérer l’intégralité des documents, contrats et procédures liés à la création et au partage de l’information à travers l’entreprise et le web.
Elle offre la possibilité, en toute simplicité et sécurité ; de partager, diffuser et capitaliser la connaissance de votre entreprise ou collectivité.

Les fonctionnalités de la GED

La gestion électronique des documents permet :

• la communication entre utilisateurs et la notification des changements apportés aux documents
• les fonctionnalités traditionnelles de stockage et de recherche multimédia
• la synchronisation du travail de groupe et la traçabilité électronique
• la communication totale des informations par intra ou internet (accès WEB, traduction automatique des documents en HTML et publication sur le WEB)
• le routage automatique et les bibliothèques de développement (client/serveur)
• la disponibilité en environnement Unix, Windows NT, 2000 et bases de données SQL Server, Sybase, Oracle

Ce progiciel permet de gérer tous les documents, textes, images, vidéo et même papier, pendant toute leur durée de vie utile et de fournir aux utilisateurs les informations dont ils ont besoin dans un environnement client/serveur fiable et évolutif.

Les applications en entreprise

Eploitez l’information

L’information est un capital vital pour toute entreprise moderne et doit donc être traitée comme tel. La GED permet de contrôler la création, la modification et la distribution de l’information, tout en facilitant son accès aux personnes qui en ont besoin. Avec cet outil, la bibliothèque de documents cesse d’être une simple source d’informations passive et se transforme en un fournisseur d’informations dynamique et stratégique. Les utilisateurs définissent simplement leur projet : toutes les informations utiles à sa concrétisation leur sont fournies.

Contrôlez les documents

Le cycle de vie complet du document est géré simplement de la saisie jusqu’à la révision et, éventuellement, l’archivage ou la suppression. Les documents archivés demeurent dans la bibliothèque documentaire comme une ressource autonome.

Partagez les informations

Les utilisateurs peuvent contrôler le partage des informations à travers l’entreprise et sur le Web. Les lecteurs d’un document auront toujours sous les yeux la version en cours d’édition, les rédacteurs habilités ayant, eux, accès aux versions intermédiaires, y compris à celles des autres rédacteurs. Un document distribué via la messagerie n’échappe pas au contrôle du système, dans la mesure où ce dernier envoie les références des documents, plutôt que des copies individuelles non contrôlées.

Publication dynamique sur le web

La GED, grâce à ses fonctions de gestion active des documents, y compris la reconnaissance automatique des fichiers, fournit de façon automatique et intelligente, à l’utilisateur, l’information dont il a besoin : filtrage puissant, tri, approbation, notification et sélection des sujets d’intérêts permettant d’éviter la masse d’informations inutile.
Le Navigateur, style Explorateur Windows, fournit une interface utilisateur conviviale pour se déplacer dans l’arborescence des différents dossiers et lancer des recherches sur un ensemble d’attributs ou sur le contenu d’un document.

Elle inclut une capture dynamique de toutes vos informations: l’entrée automatisée des informations (nouvelles, fax, scanners ou encore messages et Email) permet un classement et un tri rapide, ainsi qu’une distribution des informations aux destinataires et dossiers correspondants.

Vous trouverez plus de détails sur les fonctionnalités disponibles sur ce guide de la GED.

La GED, une solution globale et souple

En tant que technologie de base, la GED est :

• Une solution applicative indépendante qui permet la gestion de toute information sur le réseau quelle que soit l’application d’origine
• Une application flexible qui permet d’avoir plusieurs serveurs sur un réseau étendu réduisant ainsi le trafic réseau
• Un gestionnaire de base de données qui est implémenté avec un standard SQL de base de données pour intégrer les données d’autres systèmes
• Un modèle de messagerie simple et ouvert compatible avec les systèmes de communication en place dans l’entreprise
• Un programme API bien défini pour qu’une application tierce puisse avoir accès à l’information stockée dans la GED
• Un modèle de sécurité extensive pour contrôler les procédures de contrôle au niveau de l’individu, du service (ou département) pour l’accès à l’information

En tant qu’outil de travail de groupe départemental, la GED est un « état de l’art » en matière de gestion active de documents :

• Gère les relations entre les personnes, les documents et les tâches
• Notifie automatiquement les individus sur « comment et quand » leur document a été modifié par d’autres personnes
• Notifie automatiquement les managers sur le statut des documents, personnes ou tâches qui sont liés à leurs objectifs
• Supporte les requêtes ad hoc par le manager sur les personnes, tâches ou documents
• Procure des méthodes organisées de partage d’informations dans un département ou dans plusieurs départements

Enfin, la GED est configurée pour assister les managers à synchroniser le travail de groupe. Le workflow, les processus métiers et tous les flux d’informations sont intégrés dans ce système de gestion active de documents.