Quelles sont les étapes pour dématérialiser les documents dans son entreprise ?

Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation de leur processus RH, et ce n’est pas pour rien. En effet, cette solution offre de nombreux avantages aux responsables des ressources humaines et à l’organisation en général. Mais, pour en tirer le meilleur, il faut savoir comment procéder. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir des astuces pour dématérialiser vos process RH.

Bien planifier la transition vers le numérique

Pour toute entreprise qui souhaite tirer son épingle du jeu à l’heure actuelle, il est indispensable de trouver des moyens d’automatiser certaines tâches. Grâce à la GED pour les RH, vous pourrez désormais mieux gérer vos processus et optimiser l’efficacité de vos équipes. En clair, cette solution garantit :

  • un archivage entièrement sécurisé ;
  • une classification automatique ;
  • une gestion RH optimisée ;
  • une traçabilité des documents ;
  • etc.

Mais, pour y arriver, vous devez prendre le temps de bien planifier la transition.

Contrairement à ce que pensent certaines personnes, la dématérialisation des documents d’entreprise ne se fait pas sur un coup de tête. Avant de vous y lancer, vous devez obligatoirement procéder d’abord à une étude sérieuse. Il s’agira notamment pour vous d’analyser tous les contours de la digitalisation des documents en évaluant l’impact qu’auront les différents changements sur vos processus RH. Ainsi, vous aurez la certitude de passer à la digitalisation, sans pour autant perturber le fonctionnement des différents départements de votre entreprise.

Élaborer une stratégie de gestion des documents numériques

Si la dématérialisation des documents est avantageuse à bien des égards, elle nécessite une normalisation pour offrir de bons résultats. C’est d’ailleurs pour cette raison que nous vous recommandons de mettre en place une stratégie de gestion des documents informatisés. Il s’agira par exemple d’assurer le typage pour permettre à vos collaborateurs d’accéder facilement aux documents dont ils ont besoin. Par ailleurs, vous devez actualiser régulièrement votre fonds documentaire afin d’aider vos équipes à être plus productives.

En respectant ces différentes étapes, il vous sera plus facile d’anticiper les changements de la dématérialisation de vos processus RH. À noter que cette solution vous aidera à assurer la sécurité et la confidentialité de vos données. Vous limitez également les risques de pertes ou de destructions accidentelles de vos documents.

En fonction des habitudes au sein d’une entreprise, la durée de conservation des documents numérisés peut largement varier. Selon le cas, ces fichiers peuvent être conservés pendant de nombreuses années. Il suffit en effet de créer un coffre-fort numérique dans lequel vous allez stocker les informations relatives à vos salariés, partenaires, fournisseurs, etc.

Éduquer ses collaborateurs sur la bonne utilisation des documents numériques

Même avec les meilleures stratégies de gestion des documents électroniques, il serait difficile, voire impossible, d’obtenir de bons résultats si vos collaborateurs ne sont pas impliqués. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est fortement recommandé de sensibiliser ces derniers sur les avantages de la dématérialisation des documents et de les former à suivre la nouvelle donne. Cette formation les aidera à connaitre les gestes à adopter au quotidien pour une bonne gestion de vos documents d’entreprise.

Dès lors que vos collaborateurs ont le nécessaire pour suivre la transition numérique, vous pouvez maintenant sauter le pas. Il ne s’agira pas de combiner le format papier et le format électronique, mais d’adopter une gestion entièrement numérique si c’est possible.

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A propos de l'auteur: Etienne

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