Pourquoi opter pour la gestion électronique des documents ?

Le moyen le plus efficace d’atteindre ses objectifs en tant que chef d’entreprise est de s’adapter au progrès technologique. La gestion des archives constitue un grand défi pour la plupart des entreprises de nos jours. Le recours aux systèmes digitaux est une véritable source de soulagement pour de nombreuses entreprises. Plusieurs raisons justifient la nécessité d’opter pour la gestion électronique des documents de nos jours. Découvrez quelques raisons dans cet article.

La gestion électronique des documents favorise une bonne gestion des fournisseurs


La plupart des sociétés traitent des centaines de fournisseurs chaque année. Il faut noter que le coût relatif au traitement d’une facture par an s’élève à 14 euros. À cela, s’ajoutent celles des clients, ce qui occasionne rapidement la hausse du coût. De ce fait, la gestion électronique des documents apporte un avantage conséquent sur ce point.

C’est la raison pour laquelle la majorité des chefs d’entreprises optent pour cette nouvelle tendance de gestion afin de réduire le stress et la pression liés à la matérialisation documentaire. Ainsi, si la digitalisation est la meilleure option, elle doit sûrement avoir un mode de fonctionnement précis. 

La GED fonctionne à cet effet de la manière suivante :

  • L’ensemble des documents électroniques est sélectionné et regroupé dans un dossier ;
  • Les documents sont ensuite ordonnés, codés et horodatés automatiquement ;
  • Les documents sont partagés et exploités par tous les collaborateurs de l’entreprise ;
  • La signature électronique insérée à la GED favorise l’envoie des documents par mail et permet également aux partenaires d’y poser leurs signatures quel que soit leur appareil ;
  • La possibilité de lire de manière automatique les factures afin de maîtriser comment évolue le partenariat avec les fournisseurs.

Par ailleurs, la gestion électronique des documents facilite vos process. Quelques minutes seulement suffisent pour que toute votre équipe accède à l’évolution d’un dossier en cours. De plus, elle rend facile la transmission de documents entre collaborateurs et fournisseurs.

Le moyen le plus fiable et efficace pour les ressources humaines


Grâce au logiciel GED pour ecommerce, vos fournisseurs ont la possibilité de procéder à une signature électronique de leurs contrats, qu’il s’agisse des AP ou des EAE. Le fait que chaque employé dispose de son propre dossier facilite les différents échanges entre le chargé des ressources humaines et tous les autres collaborateurs.

Le logiciel GED est semblable à un coffre-fort numérique. Ce qui assure la sécurité des données de vos salariés. Avec lui, vous ne risquez aucune perte ou fuite de données. En plus, vous avez la possibilité de fixer des paramètres aux alertes en cas de danger ou de soupçon tels que l’achèvement de période d’essai, la fin du DCC ou la non finalisation du dossier.

Les alertes paramétrées servent également à s’informer en cas d’arrêt maladie. Ces divers avantages du logiciel de gestion électronique d’entreprise vous permettent d’améliorer à grand pas la rentabilité de votre secteur de ressource humaine.

La GED est un excellent améliorateur de la gestion client

Bien gérer les clients est l’objectif principal de toutes les entreprises, car la productivité et la croissance en découlent. La gestion électronique des documents vous permet de réaliser cette prouesse et même au-delà. En effet, le logiciel de gestion des documents s’incorpore à votre outil de facturation afin de procéder à l’envoi et au classement automatique des factures.

Vous pouvez donc insérer à ce système, un circuit d’approbation. Ainsi, dès que le client reçoit votre facture sur son appareil, qu’il s’agisse d’un smartphone ou d’une tablette, il y pose sa signature. Après la confirmation par émargement, les factures peuvent être classées puis envoyées à la comptabilité pour l’achèvement.

Cette excellente tendance de gestion de document réduit les risques d’erreurs ou de perte de documents importants. En un clin d’œil, vous avez accès à tous vos documents sans exception. L’autre avantage dont vous jouissez en optant pour la gestion numérique des documents est la suppression des frais de conservation et de traitement de document en papier.

La GED permet de mieux gérer l’écologie d’entreprise

Tout le secteur d’activité, sans exception, valorise de plus en plus l’écologie. Le Green IT occupe plus de place dans plusieurs entreprises. En effet, avant que les consommateurs n’optent pour le produit d’une société, ils prennent le soin de se renseigner sur les engagements, les devises et les valeurs de l’entreprise.

Leur choix porte très souvent sur celle qui privilégie le plus l’écologie. Il ne faut pas oublier que la gestion électronique de documents joue un rôle très important dans la manière dont vous impactez l’environnement en tant qu’entrepreneur. Les sociétés françaises produisent d’innombrables papiers par an.

Quant à vous, vous avez la possibilité, grâce à la GED, de rester en mode zéro papier afin de prouver à la société votre intérêt pour l’environnement. Cela peut également vous servir de stratégie marketing pour attirer de plus l’attention des clients. Aussi, opter pour la gestion électronique de document, c’est éviter l’envoi des lettres postales et la production de milliers de papiers par an.

Toutes les entreprises ayant opté pour ce moyen de gestion en donnent un bon témoignage. Les utilisateurs de logiciels de gestion électronique affirment qu’il permet non seulement une prise en charge automatique, mais il réduit les empreintes carbones. C’est d’ailleurs pourquoi le nombre d’entreprises qui optent pour cette méthode de gestion augmente chaque jour.

La GED réduit les coûts de documents

La mise en place d’une approche de gestion électronique de document agit également sur le côté financier de l’entreprise. En effet, elle réduit les coûts de documents, surtout les coûts liés au traitement de données de façon traditionnelle. Avec cette méthode, vous n’avez plus besoin de gaspiller de l’encre, du papier et de traîner dans les bureaux, des documents volumineux. 

Les risques de perte sont éradiqués et tout devient fluide et facile à gérer. De ce fait, vous pouvez fidéliser les clients en gagnant leur confiance par votre performance de gestion. Par ailleurs, la gestion électronique de documents vous permet de maximiser votre temps. 

Plus le temps de traitement est réduit, plus vous gagnez en productivité. La plupart des problèmes de rentabilité rencontrés par les entreprises sont liés à la mauvaise gestion des documents importants.

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A propos de l'auteur: Etienne

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