GED et RPA : quels avantages pour les entreprises ?

Le développement de l’informatique a favorisé la mise en place de nombreuses solutions innovantes et bénéfiques pour les professionnels. Parmi celles-ci, la gestion électronique de documents et l’automatisation des processus. Leurs avantages pour les entreprises sont nombreux.

Sommaire

Les avantages de la GED

Sur de nombreux points, la GED et ses automatismes sont bénéfiques pour les entreprises.

Offrir un meilleur traitement aux fournisseurs


Avec la dématérialisation, tous les documents liés aux fournisseurs sont regroupés dans un espace accessible. Après lecture, ils sont automatiquement classés et cryptés. Vous pouvez alors les partager avec vos collaborateurs. Contrairement à d’autres solutions informatiques, la GED intègre la signature électronique.

Envoyez donc vos documents par email et faites-les signer par les fournisseurs depuis un smartphone ou un ordinateur. Faites un tour sur https://www.puceplume.fr pour découvrir toutes les fonctionnalités d’une GED. En fonction du logiciel choisi, les factures peuvent être automatiquement lues pour générer les écritures vers le logiciel de comptabilité.

Sécuriser les données de l’entreprise

Les logiciels de gestion électronique de documents garantissent une sécurité optimale pour toutes les informations qu’ils stockent. En règle générale, ces logiciels conservent les données sur des serveurs en France ou dans un autre pays européen.

Cela permet d’être conforme au RGPD européen. Grâce à la centralisation, les risques de perte ou de détérioration des documents sont presque nuls. Notez que ces derniers sont accessibles à tout moment et ne subissent pas de modifications.

Les avantages de la RPA

L’automatisation des processus est une solution informatique qui permet surtout d’avoir une productivité accrue et un faible taux d’erreur.

Améliorer la productivité de son entreprise

Avec la mise en place de la RPA, vos collaborateurs ne gèrent plus les tâches répétitives et chronophages. Ils se concentrent alors sur les activités importantes et capables d’apporter une valeur ajoutée.

Cela vous permet d’accroître votre chiffre d’affaires. Par ailleurs, l’automatisation des processus est la clé pour accélérer le traitement des affaires en cours. En un temps record, cette solution informatique réalise beaucoup de tâches distinctes.

Réduire le taux d’erreur

En entreprise, les tâches manuelles sont la source d’une panoplie d’erreurs. Ceux-ci s’accroissent lorsque la charge de travail des salariés est élevée. Sur le long terme, on ne peut donc pas éviter les erreurs de capture ou de transfert.

En faisant confiance à la technologie RPA, on élimine facilement les sources d’erreurs. Pour agir, les robots logiciels tiennent compte de règles définies, ce qui permet de garantir le respect des exigences de conformité.

GED et RPA : quelques astuces pour bien choisir


Pour bien choisir une GED ou une RPA, il est indispensable de tenir compte des besoins précis de l’entreprise. Pour l’automatisation des processus, on identifie l’outil qui convient à la nature des activités menées dans l’entreprise. La plupart du temps, on choisit entre :

  • les robots de travail,
  • les robots de nettoyage,
  • les robots de surveillance, etc.

Dans le cas d’un logiciel de gestion électronique de documents, tenez compte du volume de fichiers traités chaque mois. Questionnez-vous également sur le volume mensuel de documents physiques à traiter. Cela vous permet de retenir la solution qui vous convient.

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A propos de l'auteur: Etienne

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